FINALITÉS DU TRAITEMENT
KiVa Antibullying Program® est un programme d’intervention scolaire, développé par l’Université de Turku. Dans les pays où le programme KiVa est disponible actuellement, les écoles qui dispensent un enseignement obligatoire peuvent s’inscrire au programme. Les données utilisateur rassemblées par les écoles et leurs utilisateurs forment un registre utilisateurs à l’Université de Turku, Finlande.
MOTIFS POUR LE TRAITEMENT
Le traitement des données personnelles repose sur les intérêts légitimes du contrôleur des données.
CONTRÔLEUR DES DONNÉES ET COORDONNÉES DE CONTACT
Cette déclaration de confidentialité comprend le registre maintenu par l’Université de Turku.
KiVa Antibullying Program, Département de psychologie et d’orthophonie, 20014 Université de Turku, Finlande. E-mail : kiva@kivaprogram.net
Le programme KiVa offre à ses utilisateurs divers services en ligne. L’utilisation de ces services peut créer un registre de personnes pour un autre contrôleur de données (comme un prestataire de services d’éducation ou l’école en question). La protection des données de ces services est expliquée en détail ci-dessous.
REGISTRE CLIENTS
Les utilisateurs du programme KiVa forment un registre clients. Les numéros de téléphone et les adresses e-mail des directeurs des écoles et des coordinateurs/personnes de contact sont enregistrés et traités à des fins de communication.
SITE WEB ET INTRANET
Le site web www.kivaprogram.net ne conserve pas les données personnelles de ses utilisateurs et aucun cookie n’est utilisé. Les différents groupes d’utilisateurs du programme KiVa obtiennent l’accès à un espace restreint dénommé KiVa intranet https://intra.kivaprogram.net/login/. L’adresse IP et l’heure de visite sont sauvegardées pour les utilisateurs qui se connectent à l’intranet KiVa.
COOKIES
L’intranet KiVa utilise uniquement les cookies nécessaires. Les données de connexion de l’intranet KiVa sont conservées pendant 24 mois, après quoi elles sont automatiquement supprimées.
GROUPES D’UTILISATEURS DE L’INTRANET KIVA ET TRAITEMENT DES DONNÉES
GROUPES D’UTILISATEURS DANS LES ÉCOLES KIVA
Les membres du personnel dans les écoles KiVa enregistrées se connectent à l’intranet KiVa avec des identifiants de connexion spécifiques à chaque école. L’adresse IP et l’heure de visite sont sauvegardées en ce qui concerne ces utilisateurs.
UTILISATEURS DE NIVEAU COORDINATEUR
Les directeurs des écoles et les coordinateurs/personnes de contact ont accès à l’intranet KiVa avec un ID personnel. L’ID coordinateur spécifique à chaque utilisateur permet aux directeurs et aux coordinateurs de visualiser et de mettre à jour les informations de contact de leur école et les comptes utilisateurs. Les données sauvegardées de ces utilisateurs comprennent : l’adresse IP, l’adresse e-mail, l’école, l’heure de visite et le suivi de l’utilisateur en ce qui concerne les changements qu’ils ont apportés à leurs informations scolaires et/ou aux comptes utilisateurs. Pour retirer un ID coordinateur, veuillez contacter kiva@kivaprogram.net. Les ID de niveau coordinateur qui ont été détachés de leur école (et qui, pour cette raison, ne sont plus reliés à aucune école) seront automatiquement retirés de la base de données au bout de 24 heures.
Les comptes de niveau coordinateur qui sont restés inactifs pendant plus de 18 mois seront automatiquement retirés du système.
SUPPRESSION DES COMPTES COORDINATEUR NON ACTIVÉS
Les utilisateurs de niveau coordinateur reçoivent un lien d’activation après que leur adresse e-mail ait été entrée dans le système pour la première fois. Si le compte n’a pas été activé par son détenteur sous 30 jours, le compte sera automatiquement retiré de la base de données utilisateur.
Les coordonnées de contact des directeurs d’école et/ou des coordinateurs sont également visibles sur le profil scolaire où les coordinateurs de l’école disposent du droit d’accès et de modification. Pour supprimer les coordonnées de contact des anciens employés, les écoles peuvent soit mettre à jour les informations elles-mêmes, ou contacter kiva@kivaprogram.net.
SUPPRESSION DES COMPTES UTILISATEUR OU DES ÉCOLES DÉSACTIVÉES
Lorsque les écoles n’utiliseront plus le programme KiVa, leurs comptes utilisateur et les informations de contact seront effacés du système. Les données anonymes de l’élève ou du personnel resteront toutefois sauvegardées dans le système pour des références futures.
FORMATEURS KIVA CERTIFIÉS & PARTENAIRES AGRÉÉS
Les données sauvegardées par un formateur KiVa certifié et un partenaire agréé comprennent l’adresse IP, l’heure de visite, le nom de l’organisation et l’adresse e-mail. Les données personnelles sont supprimées si le motif de la collaboration de la partie prenante a expiré ou que la personne demande la suppression de ses données personnelles.
FORUM DE DISCUSSION
Les utilisateurs qui ont un ID pour le niveau de Formateur KiVa ou de Partenaire agréé disposent du droit d’accès au forum de discussion. Les données personnelles requises pour accéder au forum sont le nom de l’utilisateur, l’adresse e-mail, et l’école ou l’organisation partenaire qu’il représente. Les données utilisateur sont conservées aussi longtemps que l’utilisateur continue de se connecter au service. Les données utilisateur seront annulées si elles restent inactives pendant deux (2) ans, ou bien sur demande. Les copies de sauvegarde des données utilisateur sont préservées pendant douze (12) mois après leur suppression. Tous les commentaires écrits sur le service chat sont conservés sur le forum et ne seront pas effacés.
FORMULAIRE DE CONTACT ET FORMULAIRE DE PARTENARIAT
Les informations figurant sur le formulaire de contact du site web (informations sur le nom et l’adresse e-mail de l’expéditeur) et le formulaire partenaire (informations sur le nom de l’expéditeur, adresse e-mail, informations sur le nom de l’organisation/la société) sont également conservées dans le système. Les partenaires de licence du programme contre le harcèlement KiVa utilisent le site pour collecter les coordonnées de contact des personnes intéressées par le programme (nom et e-mail de l’expéditeur et information sur le nom de l’école). Les données du formulaire de contact, ainsi que les coordonnées personnelles fournies dans le cadre du formulaire partenaire sont conservées pendant un (1) an.
JEUX KIVA
Lorsque les élèves se connectent en tant qu’utilisateurs aux jeux KiVa jeu 1, KiVa jeu 2 ou Pulmikas, leurs données personnelles ne sont pas traitées à l’Université de Turku. Toutefois, pour le KiVa jeu 2, les informations du nom des utilisateurs, les progrès du joueur et l’adresse IP sont conservées sur le service. La gestion utilisateur du KiVa jeu 2 (uniquement accessible par le personnel de l’école) comprend un espace pour une ou plusieurs adresses e-mail de l’équipe de l’école KiVa ou de ses membres. De cette manière, les élèves peuvent rendre compte du harcèlement et joindre directement l’équipe KiVa à partir des jeux 1 et 2. Ces adresses peuvent être ajoutées et retirées par le personnel de l’école. L’Université de Turku est le contrôleur de données de ces informations. KiVa Jeu 2 forme également un registre des noms des joueurs et des noms d’utilisateurs, le contrôleur de données de ce qui est susmentionné est l’école. Par conséquent, l’Université de Turku est chargée du traitement des données. Dans les jeux KiVa Jeu 1 et KiVa jeu 2, le suivi de l’utilisateur est conservé afin de suivre le nombre de joueurs.
Les données spécifiques à l’école en relation avec les jeux (liste et suivi des utilisateurs) sont accessibles pour le personnel de l’école en question, l’organisation du partenaire agréé dans le pays, le prestataire de services (A1 Media Oy) et les membres sélectionnés du Programme contre le harcèlement de l’Université de Turku pour résoudre les situations problématiques.
QUESTIONNAIRES AUPRES DES ELEVES ET DU PERSONNEL
Les élèves et les membres du personnel qui sont inscrits au Programme Kiva ont la possibilité de répondre à des questionnaires en ligne. Répondre aux questionnaires KiVa annuelles ne requiert aucune collecte de données personnelles. Les réponses aux questionnaires sont conservées sur le serveur de l’Université de Turku, parallèlement avec la date et le temps de réalisation du questionnaire du répondant et la langue dans laquelle le questionnaire a été mené. Les membres sélectionnés du fournisseur de services des questionnaires (Anders Innovation), les services informatiques et le Programme KiVa à l’Université de Turku ont accès aux données des questionnaires. Les données des questionnaires seront conservées pour des fins de recherche future. Les écoles sont responsables d’informer à l’avance les parents au sujet des questionnaires KiVa et de demander la permission de mener les questionnaires tel que requis par les lois et réglementations locales.
GROUPES DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES
Le Programme contre le harcèlement KiVa collabore avec des tierces parties qui fournissent une assistance et/ou des services. Geniem Oy est l’administrateur technique du serveur de l’Université de Turku, dans lequel les réponses des questionnaires auprès de l’élève et du personnel KiVa sont conservées. Le registre de réponses des questionnaires est accessible par les membres du personnel sélectionné du Programme KiVa en Finlande, les services informatiques de l’Université de Turku et Geniem Oy. Ces groupes traitent les données des questionnaires pour maintenir et garantir le service adéquat.
Le registre clients du Programme KiVa qui comprend les données des directeurs des écoles et des coordinateurs/personnes de contact, leurs coordonnées de contact, ainsi que toutes les ID des utilisateurs sur intranet sont localisés sur un serveur à Amsterdam. Le chargé du traitement des données pour assurer le rôle d’administrateur technique de ces données est la société Geniem Oy. L’administration de ces données comprend la gestion, la modification, l’exploitabilité, et le retrait des données sur demande.
Les données de journal des jeux KiVa (KiVa Jeu 1 et KiVa Jeu 2) ne seront pas transférées ou divulguées à des parties situées à l’extérieur de l’UE ou de l’Espace Économique Européen.
Les données enregistrées ne seront pas utilisées pour la prise de décision ou le profilage automatisé.
CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES
L’utilisation du service génère un suivi d’utilisateur dans le but d’assurer la sécurité de l’information et le développement technique du service, ainsi que la détection, la prévention et l’investigation des défauts (Code de la société d’information (917/2014), Sections 138, 141 et 144). Le suivi de l’utilisateur est conservé pendant la durée nécessaire visée par ces finalités et ils ne seront pas utilisés pour d’autres fins.
DROIT D’ACCÈS, DROIT DE RECTIFICATION, DROIT DE SUPPRESSION, DROIT DE RESTRICTION, DROIT D’OPPOSITION
Les utilisateurs enregistrés ont le droit de demander auprès du contrôleur l’accès et la rectification de leurs données personnelles ou la restriction du traitement des données et de s’opposer au traitement. Pour supprimer tout compte utilisateur ou des coordonnées de contact, veuillez contacter kiva@kivaprogram.net.
DROIT D’APPEL AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE CONTRÔLE
Un utilisateur enregistré dispose du droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle.
DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES
Coordonnées de contact du délégué à la protection des données de l’Université de Turku via e-mail : dpo@utu.fi
Le descriptif de la sécurité des données de l’Université de Turku est disponible à l’adresse suivante : https://www.utu.fi/en/privacy/data-security-description